Peut-on refaire une carte d’identité avant sa date d’expiration ?
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L’extrait Kbis représente un document fondamental dans la vie de toute entreprise commerciale en France.
Véritable carte d’identité officielle, il constitue une pièce maîtresse pour de nombreuses démarches administratives et commerciales.
Cet article détaille l’importance de ce document, son contenu, les différentes méthodes pour l’obtenir, ainsi que les spécificités selon les types d’entreprises.
L’extrait Kbis représente la véritable « carte d’identité » à jour d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Il contient l’ensemble des informations caractéristiques que l’entreprise, commerçant ou société doit déclarer, et fait état, le cas échéant, des mentions portées par le greffier chargé de la tenue de ce registre.
Ce document officiel atteste de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société commerciale, délivré par le greffe du tribunal de commerce.
Le Kbis atteste de l’existence juridique de l’entreprise et donne une information vérifiée qui fait foi.
Il s’agit du seul document officiel prouvant l’identité et l’adresse de la personne (physique ou morale) immatriculée, son activité, ses organes de direction, administration, gestion ou contrôle, ainsi que l’existence ou non d’une procédure collective engagée à son encontre.
Il s’agit, en quelque sorte, de la carte d’identité de cette dernière, délivrée par le greffe du tribunal de commerce.
Dans le contexte commercial actuel, l’extrait Kbis joue un rôle clé.
Il apporte en effet la preuve qu’une société dispose d’un statut légal.
Ce document est indispensable à la création d’une société ainsi qu’à la réalisation de multiples démarches administratives et commerciales.
Il est notamment requis pour de nombreuses situations professionnelles telles que :
Pour tout entrepreneur, ne pas disposer de ce document peut même engendrer des risques légaux importants, notamment celui d’être accusé de travail dissimulé.
Pour se procurer un extrait Kbis actualisé, une entreprise dispose de plusieurs solutions, que ce soit par des démarches physiques ou dématérialisées.
Parmi les diverses solutions permettant de trouver un extrait de Kbis, des sites spécialisés comme Anti-Paperasse présentent l’avantage de fournir rapidement les informations recherchées.
Ces plateformes, spécialistes de la data d’entreprise, donnent accès à de multiples documents officiels.
Il est notamment possible d’y télécharger un extrait Kbis en quelques clics, après une procédure de vérification d’identité.
Le greffe du tribunal de commerce peut également fournir l’extrait Kbis d’une société.
Pour ce faire, la compagnie devra s’adresser au greffe de sa région.
L’entrepreneur concerné par l’extrait pourra l’obtenir en se rendant directement sur place, en adressant la demande par courrier, ou encore par voie électronique.
À noter que pour les entreprises disposant d’un siège social en Alsace-Moselle, la demande devra être réalisée auprès de la Chambre commerciale du Tribunal d’instance.
Pour les entreprises situées en Moselle (57), Bas-Rhin (67), Haut-Rhin (68) et Nouvelle Calédonie (988), la tenue des registres légaux relève des Tribunaux d’instance locaux.
Autre possibilité pour trouver son extrait Kbis : le site d’Infogreffe (excepté pour les sociétés dont le siège social se situe en Alsace-Moselle ou Guyane).
Ce site internet offre de multiples téléservices aux entrepreneurs.
Il assure par exemple le suivi des différentes formalités des sociétés : création, modification ou encore radiation.
Depuis décembre 2022, toute société immatriculée dans l’un des registres légaux tenus par le Registre du Tribunal de Commerce peut obtenir en ligne, gratuitement, une copie de son extrait Kbis.
Ce service est opéré par le Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce (CNGTC).
Cependant, il est important de noter que seul le représentant légal de l’entreprise, mentionné sur l’extrait Kbis, peut récupérer gratuitement son extrait Kbis ou extrait K.
Le document concerne différents types d’entreprises, mais sa dénomination peut varier selon la forme juridique.
L’extrait Kbis concerne les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales.
Parmi elles, on peut citer :
Les personnes physiques exerçant en leur nom propre (auto-entrepreneurs et entrepreneurs individuels) sont concernées par un document similaire, appelé extrait K.
Dans le cas de l’entreprise individuelle, le document officiel est un extrait K et non Kbis.
Pour les artisans, c’est l’extrait D1 qui fait office d’extrait Kbis, tandis que pour les professions libérales, c’est l’avis de situation SIRENE.
À noter que le terme approprié pour une entreprise individuelle est extrait K.
Cependant, dans l’usage courant, l’extrait Kbis s’est imposé pour toutes les entreprises, sans considération de forme juridique précise.
Le Kbis contient de nombreuses informations essentielles sur l’entreprise concernée. Sur un extrait Kbis, on retrouve notamment :
Ce document est actualisé selon les événements qui ponctuent la vie d’une entreprise, c’est pourquoi il est impératif de signaler tout changement d’un élément du Kbis au greffe, dans le mois suivant cet événement.
Bien qu’il n’existe aucune législation stricte concernant la validité d’un extrait Kbis, dans la plupart des cas, pour être opposable, l’extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.
Si l’entreprise n’a apporté aucune modification, telle qu’un changement de siège social ou une modification de son statut juridique, elle peut théoriquement considérer un document datant de plusieurs années comme recevable.
Cependant, dans la pratique, les partenaires commerciaux réclament généralement des extraits Kbis datant de moins de trois mois.
En effet, les différents aléas économiques impactent les sociétés, qui doivent évidemment s’adapter.
En trois mois, de nombreux événements peuvent survenir et perturber la santé d’une entreprise, par exemple si elle subit un dépôt de bilan ou bien un redressement judiciaire.
Le renouvellement du Kbis est une procédure administrative indispensable.
Elle permet de mettre à jour le document d’immatriculation d’une société au registre national des entreprises (RNE).
Pour ce faire, il faut fournir les informations requises ainsi que régulariser la situation de l’entreprise, particulièrement si des modifications ont eu lieu depuis la dernière délivrance du Kbis.
Les entreprises sont tenues de mettre à jour leur Kbis, notamment dans le cas des changements suivants :
Pour garantir l’authenticité de ses documents, il est recommandé de souscrire à un abonnement permettant de renouveler régulièrement les extraits Kbis.
En effet, toute reproduction, même certifiée conforme, n’a aucune valeur.
Il existe plusieurs documents officiels qui attestent de l’existence légale d’une entreprise, selon sa forme juridique :
Il est important de noter que depuis la loi PACTE, le Registre national des entreprises (RNE) s’est substitué, le 1er janvier 2023, à la pluralité des registres d’entreprises existants : le registre national du commerce et des sociétés (RCS) pour les entreprises commerciales, le répertoire national des métiers pour les entrepreneurs artisans, et le registre des actifs agricoles pour les firmes agricoles.
L’extrait Kbis constitue un document fondamental pour toute entreprise commerciale en France.
Véritable carte d’identité officielle, il atteste de l’existence juridique de l’entreprise et contient l’ensemble des informations essentielles la concernant.
Indispensable pour de nombreuses démarches administratives et commerciales, il peut être obtenu par différentes voies : plateformes spécialisées en ligne, greffe du tribunal de commerce, ou gratuitement via MonIdenum pour les représentants légaux.
Bien que sa validité ne soit pas strictement définie par la loi, un extrait Kbis de moins de trois mois est généralement requis par les partenaires commerciaux, ce qui nécessite un renouvellement régulier, particulièrement en cas de modification des informations de l’entreprise.
Que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, contracter avec des fournisseurs, participer à des appels d’offres ou vérifier la solvabilité d’un partenaire commercial, l’extrait Kbis demeure un outil incontournable dans l’écosystème entrepreneurial français.
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