Un partenaire, une banque ou une administration vous demande un extrait Kbis pour votre association loi 1901 et vous voilà plongé dans la confusion ? C’est une situation extrêmement courante.
Allons droit au but pour vous faire gagner du temps :
- Pour 99% des associations, l’extrait Kbis n’existe pas car il est réservé aux entreprises commerciales. Le document officiel que vous devez fournir est l’avis de situation au répertoire SIRENE. Il est gratuit et s’obtient en 2 minutes.
- Dans 2 cas très spécifiques et rares, liés à des activités financières, une association a l’obligation de s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et possède donc un véritable Kbis.
Ce guide complet va vous expliquer clairement dans quelle situation vous vous trouvez et comment obtenir, étape par étape, le seul et unique document valable pour votre association.
Le cas général : 99% des associations n’ont PAS de Kbis
Pour la quasi-totalité du monde associatif, la règle est simple : pas d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), donc pas de Kbis.
Pourquoi ? L’extrait Kbis est la « carte d’identité » des entreprises dont l’objectif est commercial, et qui sont inscrites au RCS. Une association loi 1901 a un but non lucratif et est enregistrée dans un autre registre : le Répertoire National des Associations (RNA), géré par le Greffe des associations en préfecture.
Ce sont deux mondes administratifs distincts.
L’équivalent officiel à fournir : l’Avis de Situation SIRENE
Lorsque l’on vous demande un « Kbis », on cherche en réalité à vérifier l’existence légale et l’identité de votre association. Le document qui remplit parfaitement ce rôle est l’Avis de situation au répertoire SIRENE.
Délivré par l’INSEE, il est reconnu par toutes les institutions et contient les informations essentielles :
- Numéro SIREN et SIRET
- Dénomination sociale
- Adresse du siège
- Code APE (activité principale)
- Date de création
Comment obtenir votre Avis de Situation SIRENE (gratuitement) ?
N’importe qui peut obtenir ce document gratuitement et instantanément. Ne tombez pas dans le piège des sites qui le rendent payant.
- Trouvez votre numéro SIREN (9 chiffres). Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez le retrouver avec le nom de votre association sur l’annuaire public lannuaire.service-public.fr.
- Allez sur le site de l’INSEE. Une recherche sur « Avis de situation INSEE » vous mènera à la page officielle. Pour en savoir plus sur les documents de l’INSEE, consultez notre guide sur le Kbis et l’INSEE.
- Saisissez votre numéro SIREN et validez.
- Téléchargez le PDF. Le document est généré immédiatement. Il est conseillé d’en télécharger une nouvelle version à chaque fois que vous en avez besoin pour qu’il ait une validité de moins de 3 mois.
L’exception : Les 2 seuls cas où une association DOIT avoir un Kbis
Même si c’est très rare, la loi oblige certaines associations à s’immatriculer au RCS en raison de la nature de leurs activités. Elles sont les seules à posséder un véritable extrait Kbis.
Ces cas exceptionnels sont :
- Les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance. Il s’agit d’associations, existant depuis au moins deux ans, qui cherchent à se financer en émettant des titres sur les marchés financiers, comme le ferait une grande entreprise (voir les articles L.213-8 et suivants du Code monétaire et financier).
- Les associations qui exercent une activité de change manuel à titre habituel. Cela concerne les structures qui opèrent comme des bureaux de change, échangeant des devises.
En résumé : Si votre association ne fait ni emprunt obligataire, ni bureau de change, vous n’êtes pas concerné par l’obligation d’avoir un Kbis.
Comment obtenir un Kbis d’association (pour les cas exceptionnels) ?
Si votre association est dans l’une des deux situations ci-dessus, elle est immatriculée au RCS. La demande de Kbis se fait alors comme pour une entreprise classique :
- En ligne : plusieurs options s’offrent à vous. Des plateformes comme anti-paperasse.fr proposent l’achat de Kbis en ligne, offrant une solution rapide pour obtenir votre document. Vous pouvez également passer par le site d’Infogreffe. Pour un guide détaillé sur cette méthode, lisez notre article sur comment obtenir un Kbis sur Infogreffe.
- Sur place : directement au guichet du Greffe du Tribunal de Commerce compétent.
Contrairement à l’avis de situation SIRENE, cette démarche est payante. Les tarifs sont réglementés et varient légèrement selon le mode d’obtention.
FAQ : On clarifie les confusions (SIREN, RNA, Kbis)
1. Mon association a un numéro SIREN. Dois-je avoir un Kbis ?
NON. C’est la confusion la plus fréquente. Une association doit demander un numéro SIREN dès qu’elle emploie des salariés, reçoit des subventions ou est soumise à des impôts (TVA, IS). Cette immatriculation se fait auprès de l’INSEE et donne droit à un Avis de Situation SIRENE, pas à un Kbis, qui est un concept différent comme nous l’expliquons dans notre guide sur ce qu’est un extrait Kbis.
2. Quelle est la différence entre le numéro RNA et le numéro SIREN ?
- Numéro RNA (commence par W) : C’est votre « numéro de naissance ». Il est attribué par la préfecture lors de la création et prouve votre enregistrement au Répertoire National des Associations.
- Numéro SIREN (9 chiffres) : C’est votre « numéro de vie économique ». Il est attribué par l’INSEE et est indispensable pour toutes les interactions économiques (salariés, subventions, factures…).
3. La banque me demande un Kbis de moins de 3 mois. L’avis SIRENE est-il valable ?
OUI, absolument. Expliquez à votre interlocuteur que, pour une association, l’avis de situation SIRENE est le document équivalent. Téléchargez simplement une nouvelle version sur le site de l’INSEE pour qu’elle soit datée du jour. Sa valeur juridique est incontestable pour cette démarche, tout comme la question de la durée de validité d’un Kbis est importante pour les entreprises.
4. Où trouver la preuve de l’existence de mon association si je n’ai pas de numéro SIREN ?
Pour les très petites associations sans activité économique, le document de référence est le récépissé de déclaration de création remis par la préfecture, ou une copie de la publication au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE).
En résumé
Vous détenez maintenant une information claire et complète sur le sujet du « Kbis Association ». Pour résumer :
- Vous êtes une association « classique » ? Votre document de référence est l’Avis de Situation SIRENE, gratuit et accessible sur le site de l’INSEE.
- Votre association émet des obligations ou fait du change manuel ? Vous êtes une exception. Votre document est l’extrait Kbis, payant et disponible via des services comme Infogreffe ou des plateformes privées telles que anti-paperasse.fr.
En maîtrisant cette distinction, vous pouvez désormais répondre avec assurance à n’importe quel interlocuteur et fournir le bon justificatif en toute confiance.
